Deny Ernanda

Beberapa bulan yang lalu saya berkesempatan untuk mendampingi sebuah perusahaan distributor voucher fisik, voucher elektronik dan perdana telepon selular dalam mengimplementasi EazyStore Pro sebagai software keuangan di perusahaan ini. Di perusahaan ini, 25 user setiap harinya aktif menggunakan EazyStore Pro sebagai software akuntansi usaha dagang. Pengelolaan tagihan pelanggan kredit kepada lebih dari 500 counter seluler setiap harinya merupakan suatu hal yang sangat krusial dan mendapat perhatian tertinggi di perusahaan ini. Mengapa demikian? Karena hampir setiap hari order dari pelanggan elektronik voucher (dompet pulsa, MKIOS, SEV, e-Flexi dll) dilimpahkan sebagai tagihan kredit dengan tempo 1 hari kepada lebih dari 20 orang salesman yang aktif mengunjungi outlet. Pengalaman pertama saya (waktu beberapa bulan yang lalu) adalah kerancuan antara penjualan barang-barang yang biasanya berwujud fisik dengan yang tidak berwujud fisik (hanya berupa pengiriman sejumlah deposit ke nomer-nomer HP reseller). Namun setelah melalui pengkajian dan ujicoba sistem selama beberapa bulan, akhirnya hingga saat ini 95% fasilitas yang disediakan oleh sistem telah mampu untuk digunakan para user, administrator dan owner.
Memang pada awalnya banyak user dan administrator keuangan yang belum terbiasa dan menyangsikan apakah pekerjaan mereka dapat terbantu dengan sistem komputer ataukah tidak.

Mungkin pengalaman ini bisa diambil hikmahnya untuk perusahaan dagang lain yang ingin menerapkan sistem komputerisasi akuntansi secara total bagi usaha mereka. Sebelum menggunakan EazyStore Pro, admin penagihan piutang selalu merekap transaksi kredit untuk '10' orang salesman dan sekitar '300' pelanggan outlet. Tentu saja pekerjaan ini pun bisa berlangsung efektif setelah distributor tutup jam 21.00. Biasanya saya ikut membantu dan menganalisa tugas-tugas manual ini hingga larut malam (sekitar pukul 24.00). Pada saat EazyStore Pro mulai diujicoba untuk digunakan, mau tidak mau bagian penagihan juga harus mengawasi 2 sistem sekaligus, yakni sistem manual dan perbandingannya dengan sistem komputer. Maka sudah barang tentu jam kerjanya para admin penagihan ini bertambah lagi bahkan hingga pukul 03.00 dinihari! Karena jam 08.00 saat memulai hari yang baru, para salesman sudah siap dengan rekapan tagihan yang harus ditagihkan kepada pelanggan mereka masing-masing.

Cukup melelahkan secara fisik dan mental. Namun karena suatu tekad untuk bisa lebih baik lagi dari saat ini, maka tim kerja ini pun selalu bekerja dengan sabar dan penuh tanggung jawab. Tentunya dengan kerjasama yang baik pula dengan sang Owner perusahaan ini, maka pada akhirnya laporan tagihan, stok, dan laporan keuangan yang dihasilkan dari output EazyStore Pro telah dapat dipercaya dan akhhirnya semua beralih ke sistem komputerisasi secara total!
Awal tahun ini, saya sempat bertanya kepada admin penagihan yang ada di sana: "sekarang pulang jam berapa tiap hari?" Mereka menjawab: "lumayan Pak Deny, sekarang jam 11 malam lebih sedikit sudah bisa pulang semua". Kalau begitu hanya kembali seperti semula dong? (saya tadinya berpikir begitu...) Tapi ternyata setelah saya ikut menyaksikan rekapan tagihan yang mereka printout malam itu, agak kaget juga karena sekarang sudah lebih dari 20 orang salesman (2x lipat dari sebelumnya) yang aktif memiliki tagihan ke pelanggan-pelanggan mereka masing-masing. Variasi produk yang dijual juga bertambah dan sudah ada 2 cabang di luar kota yang ikut menggunakan EazyStore secara online dengan koneksi internet ke server pusat mereka.
Ini adalah pengalaman pribadi saya selaku implementator sistem. Pesan saya kepada Anda yang ragu untuk mengimplementasi sistem komputerisasi: Pertimbangkan solusi software yang terbaik untuk usaha Anda mulai dari saat ini. Karena persaingan bisnis menuntut kita untuk bekerja lebih cekatan dan profesional dalam menghadapi tantangan dunia usaha yang dinamis.

Tips untuk implementasi sistem komputerisasi usaha dagang:

1. Kenali dengan baik kemampuan software akuntansi yang hendak Anda gunakan.
2. Anda harus mengenali cara kerja sistem akuntansi software tersebut dalam mengelola data keuangan perusahaan. Sebuah buku petunjuk cara kerja sistem, meskipun hanya sederhana, biasanya cukup untuk memandu Anda dalam mengenal software baru tersebut.
3. Kalau perlu, mintalah demo produk dari pembuat sistem, minimal selama 2 minggu atau lebih agar Anda mempunyai cukup waktu untuk mempelajari cara kerjanya.
4. Jangan tergiur oleh tawaran harga yang murah dari beberapa marketing vendor. Pastikan vendor tersebut memang benar-benar adalah developer software tersebut, untuk menghindari aksi broker software bajakan yang sangat merugikan Anda selaku calon pemakai dan perusahaan pembuat software itu sendiri. (Tentunya data keuangan dan relasi perusahaan Anda di dalam database adalah suatu hal yang cukup riskan untuk dipercayakan kepada sembarang orang yang belum Anda kenal, bukan?).
   
5. Pastikan Anda dan tim keuangan Anda sudah mensimulasikan semua kebutuhan dari usaha Anda dan hasil output yang dikeluarkan oleh software dapat dimengerti dengan mudah oleh administrator, user dan bahkan Anda sendiri selaku owner.
6. Lakukan analisa juga, apakah Anda akan menjadi tergantung oleh programmer, ataukah sistem sudah hampir dapat melayani Anda secara mandiri tanpa campur tangan programmer setelah penyerahan sistem kepada Anda

Sepertinya tahun baru 2008 barusan saja berlalu, e..e.. sekarang sudah tahun baru lagi, 2009! Waktu sepertinya cepat sekali berlalu. Entah mengapa tahun 2008 kemarin seolah berlalu dengan sangat cepat. Mengingatkan kita bahwa usia kita dan bumi ini telah bertambah tua 1 tahun....

Akhir tahun 2008 kemarin saya pribadi mencoba mendaftarkan diri di situs facebook.com. Ternyata setelah beberapa hari mendaftar, beberapa nama kawan-kawan SMA dinominasikan secara langsung oleh facebook menjadi 'Friends' di data profil saya. Hal ini berlangsung otomatis tanpa campur tangan saya untuk mencari dengan fasilitas search dsb. Beginilah suatu awal gaya baru silaturahmi dimulai. Dengan mengisikan posting dan komentar pada 'wall' teman-teman yang sudah di daftarkan (di-Add), maka secara cepat postingan kita juga dapat dibaca (diketahui) oleh kawan lainnya lagi.

Lalu apa hubungannya dengan tahun 2008 yang terasa cepat berlalu? Menurut saya, mungkin irama hidup kita di jaman modern ini seolah dikejar-kejar dengan berbagai macam pekerjaan, tugas-tugas, tanggung jawab, dan banyak hal lainnya. Sehingga waktu kita serasa semakin terbatas untuk bersosialisasi dengan tetangga, kerabat, sanak-saudara dan sebagainya. Mungkinkah fasilitas yang diberikan oleh facebook, friendster dan beberapa situs portal komunitas lainnya di internet dapat mulai menggantikan metode untuk bersilaturahmi dengan handai taulan tanpa harus saling berkunjung ke rumah masing-masing? Kecenderungan ini sepertinya tidak dapat dipungkiri lagi. Kita lihat saja tahun depan, apakah ada perkembangan baru di dunia cyber dan teknologi informasi yang memiliki lebih banyak fasilitas untuk 'mencari' dan 'ditemukan' sebagai 'Friend' di dunia maya.

Mari kita sambut Tahun Baru 2009 dengan penuh sukacita dan harapan, agar tahun ini kita bisa lebih baik dalam segala hal daripada tahun-tahun sebelumnya.

Beberapa rekan sempat menanyakan kepada saya, mengapa file-file di flashdisk ataupun harddisk tiba-tiba hilang setelah di scan oleh antivirus (baik secara manual maupun otomatis). Untuk itu saya coba menjawabnya:

Pada awalnya flashdisk atau harddisk (atau kita sebut media saja), terinfeksi oleh virus. Jika kita selalu mengupdate virus definition terbaru, mungkin saja signature virus baru tersebut ditemukan dalam beberapa file yang kita miliki dan akhirnya file tersebut ikut serta dihapus dari media dan dimasukkan dalam karantina yang dimiliki oleh tiap software antivirus. Istilah yang dipakai vendor antivirus bisa saja: Quarantine, Virus Vault, dll. Jika hal ini terjadi, Anda dapat mengembalikan file tersebut (jika benar-benar penting!) dengan cara merestorasi kembali ke lokasi (folder) asalnya. Dengan catatan: file tersebut mungkin juga tetap ditolak untuk diakses di PC kita oleh karena blokade yang dijalankan software antivirus (kalau sudah begini sebetulnya percuma saja, kecuali jika file atau data yang terinfeksi tersebut diberikan kepada orang yang cukup ahli dalam bidang software). Namun dari pengamatan saya, kita cenderung untuk tidak mau ambil resiko dengan merestorasi file yang ditengarai terinfeksi virus.

Ada satu masalah lagi yang sering dijumpai, yaitu setelah media kita bersihkan dari virus, hampir semua folder menjadi tidak terlihat. Beberapa rekan menyangka bahwa folder-folder tersebut sudah terhapus. Namun sesungguhnya folder tersebut disembunyikan oleh virus. Saat virus masih bercokol di media tersebut, biasanya kita 'ditipu' untuk mengklik ganda ikon kamuflase yang 'mirip' gambar folder. Tapi sebenarnya justru itu adalah aplikasi virus, yang di dalam rutin pemrogramannya akan membuka folder asli yang telah mereka sembunyikan sebelumnya. Dengan metode inilah virus paling mudah untuk disebarkan. Setelah aplikasi virus tersebut dibersihkan, kita tidak bisa lagi melihat ikon folder yang diembunyikan. Kemudian dimanakah keberadaan folder asli di media kita setelah media dinyatakan bersih oleh antivirus? Anda bisa buka media tersebut dengan My Computer atau Windows Explorer. Dari menubar pilih Tools - Folder Options. Pilih tab View, lalu pada bagian Advanced Settings, aktifkan opsi 'Show hidden files or folders' dan matikan opsi 'Hide protected operating systems files'. Lihat, apakah folder Anda sekarang bisa terlihat? Jika bisa, lanjutkan dengan mengganti atribut folder agar tidak tersembunyi 'hidden'. Biasanya proses mengganti atribut ini tidak bisa dilakukan dengan mudah melalui menu File Properties oleh karena folder tersebut juga memiliki atribut 'system'.

Cara mengubah atribut file secara mudah dan massal adalah dengan menggunakan software bantuan seperti Attribute Changer. Freeware ini dapat Anda unduh dari alamat http://attribute-changer.en.softonic.com/download. Setelah instalasi program selesai, Anda dapat mencobanya dengan menggunakan context menu (klik kanan) pada folder yang beratribut hidden dan system. Pilih menu Change Attributes... untuk menjalankan program ini. Setelah dialog Attribute Changer terlihat, hilangkan tanda cek pada opsi Hidden dan System. Setelah itu, berikan tanda cek pada opsi Recurse Folders, yang artinya terapkan pula pada semua folder di dalam hirarki folder ini. Sebagai penutup, klik Apply. Selamat mencoba.

1. Hal yang biasanya sulit seharusnya menjadi lebih mudah
Pengelola usaha dagang biasanya mempermasalahkan tentang stok barang. Dengan komputer apakah jumlah persediaan menjadi lebih akurat? Ya! Apa cukup hanya itu? Bagaimana dengan nilai stok sendiri di dalam persediaan? Sebenarnya inilah kegunaan komputer yang sulit tergantikan tenaga manusia. Jika perusahaan Anda memiliki jenis barang dagangan lebih dari 200 item dan transaksi jual-beli lebih dari 20 nota per hari saja, Anda seharusnya sudah mengerti kesulitan utamanya, yaitu menentukan berapa besarnya laba kotor dari transaksi yang 'baru saja' terjadi. Mengapa sulit? Tentu saja, karena Anda harus membandingkan harga jual setiap barang dalam transaksi tersebut dengan harga pembelian barang-barang yang 'baru saja' keluar dari stok. Hal ini semakin dirasakan manakala harga beli persediaan fluktuatif.

2. Hutang – Piutang lebih terkontrol
Meskipun tidak semua retail menerapkan sistim piutang (kredit untuk pelanggan), namun hampir seluruh pebisnis retail pernah mempunyai hutang dagang (transaksi kredit ke pemasok). Transaksi kredit menjadi hal yang cukup menyita konsentrasi bagi kebanyakan pengusaha retail. Dengan program komputer, setiap saat volume transaksi kredit dapat diawasi dan diantisipasi, sehingga pembayaran maupun penerimaan jatuh tempo menjadi hal yang tidak akan terlupakan, tanpa perlu membolak-balik buku hutang dan buku piutang, memilah-milah mana yang belum lunas, mana yang sudah dibayar sebagian, dsb.

3.Biaya operasional (gaji, sewa, listrik, telepon, dsb.) harus diperhitungkan sebagai pengurangan Laba
Banyak diantara kita yang menghitung untung-rugi usaha secara instan melalui omzet dikurangi dengan HPP pada periode tertentu. Jika hanya sampai di sini, perhitungan laba belumlah final. Salah satu contoh: sewa merupakan beban yang sudah dibayar dimuka. Seharusnya secara bertahap setiap bulan dijadikan pengurangan atas Laba, sehingga pada periode berikutnya perusahaan memiliki cukup dana untuk membayar perpanjangan sewa. Beberapa kejadian yang juga umum dijumpai adalah omzet yang semakin besar biasanya diikuti pengambilan 'prive' pemilik yang semakin besar pula. Jika tidak dihitung cermat, modal usaha akhirnya tidak berputar efektif dan habis diambil untuk pemakaian pribadi. Atau sebaliknya, laba kembali diinvestasikan untuk terus membeli persediaan barang dagangan tanpa mencermati posisi persediaan. Akhirnya, barang persediaan terlalu banyak dan perputarannya tidak terpantau. Program berbasis akuntansi akan memberikan laporan laba-rugi dengan baik dan memberikan Anda pedoman berapa laba bersih selama periode tertentu, sehingga Anda dapat mempertimbangkan: berapa banyak yang akan diambil sebagai prive dan berapa banyak yang akan diinvestasikan kembali untuk mengembangkan usaha.

bersambung...

Bagi rekan-rekan yang menggunakan akses internet Telkom Speedy dan sering mengalami gangguan koneksi (bukan tidak bisa terkoneksi), saya sarankan untuk melihat postingan di sini:

http://opensource.telkomspeedy.com/forum/viewtopic.php?id=3657

Hal ini karena kondisi dan kualitas perangkat jaringan (kabel, terminal, dsb.) dapat berbeda-beda. Sehingga kita bisa mendahului untuk melakukan pengecekan secara mandiri melalui parameter yang dapat dilihat di webadmin modem ADSL sebelum memanggil teknisi ke rumah atau kantor (karena biasanya gangguan seperti ini kurang diperhatikan vendor, sebab pelanggan tetap masih bisa terkoneksi).

Akhir-akhir ini para pemilik usaha khususnya retail dan distributor harus mulai memikirkan pengembangan sistem komputerisasi bisnis ke arah sistem yang terintegrasi. Sebab sistem komputerisasi parsial (misalnya standalone Point of Sales) masih banyak kelemahan dalam menangani administrasi bisnis. Dalam berbagai kasus seperti kerugian yang diakibatkan kehilangan stok, keterlambatan penagihan piutang, beban operasional yang tidak terkendali serta penarikan prive yang melampaui batas, kerap tidak disadari oleh pelaku bisnis. Pada umumnya, kita hanya terpaku pada peningkatan omzet semata, namun tidak mengetahui secara persis kemajuan usaha dagang yang kita kelola. Anda punya pengalaman yang dapat dibagikan? Silahkan ikuti blog ini. Semoga bermanfaat.